Mise à jour : 5 décembre 2025

Côté Propriétaire 

1. Objet

La présente politique encadre les conditions de vente des prestations proposées par La Conciergerie, entreprise enregistrée en Belgique sous le numéro BE1010.145.429, dont le siège est situé Witte Burg 28, 8670 Oostduinkerke.

La Conciergerie propose aux propriétaires de résidences secondaires un service de gestion locative clé en main en location de courte durée.

2. Acceptation de l’offre

Toute collaboration entre un propriétaire et La Conciergerie est considérée comme valablement conclue à partir du moment où :

• Une offre est acceptée explicitement par mail par le propriétaire.
• Les clés sont confiées à La Conciergerie pour démarrer la gestion.

La confirmation vaut acceptation pleine et entière des présentes conditions.

3. Durée et résiliation

La collaboration est conclue pour une durée minimale de 12 mois à compter de l’acceptation.

Elle est renouvelable tacitement, sauf préavis envoyé par écrit (mail ou courrier recommandé) au moins 3 mois avant la fin de la période en cours.

En cas de résiliation :

• Tous les séjours déjà réservés via les plateformes seront honorés.
• L’extinction des baux en cours est gérée par La Conciergerie jusqu’à la date effective de fin.

4. Utilisation du bien par le propriétaire

Le propriétaire peut, à tout moment, bloquer des périodes pour usage personnel ou pour des séjours off-market (famille, amis…), sans préavis ni limite.

Ces périodes doivent simplement être communiquées à La Conciergerie pour mise à jour du calendrier.

5. Commissions et facturation

5.1 Taux de commission

• La Conciergerie applique une commission de 18 % HTVA (21 % TVA en sus) sur le revenu net de location, c’est-à-dire :

  le montant payé par le locataire, hors frais de ménage, et avant déduction des commissions des plateformes OTA (Airbnb, Booking, etc.).

Cette commission couvre :

• L’optimisation des annonces
• La gestion des voyageurs (communication, litiges, cautions, etc.)
• Le calendrier, la tarification, les entrées/sorties
• Le suivi des prestations de ménage, maintenance, photos, etc.
• Le reporting propriétaire

5.2 Paiements et rapports

• Les revenus locatifs sont encaissés directement par La Conciergerie.
• Chaque mois, le 8 du mois, un virement bancaire est effectué vers le compte du propriétaire, reprenant :
  • Le revenu net après déductions
  • Une facture mensuelle avec détails : commissions, frais de ménage, éventuels frais supplémentaires (déplacements, check-in/check-out spécifiques).
• Le propriétaire a accès à Lodgify, une plateforme dédiée, avec un suivi en temps réel du calendrier et des revenus.

6. Ménage, linge & prestations annexes

• Le ménage est organisé entre chaque séjour et facturé selon un tarif fixe défini à l’avance (selon la taille du logement).
• Les frais sont facturés au propriétaire, mais refacturés aux voyageurs sur les plateformes OTA.
• Les prestations de ménage, maintenance, et shooting sont exécutées par des prestataires externes sélectionnés par La Conciergerie.

7. Responsabilité et assurances

• La Conciergerie dispose d’une assurance responsabilité civile professionnelle.
• Les OTA (Airbnb, Booking, etc.) assurent également certains dommages via leurs garanties.
• Les cautions voyageurs sont gérées par La Conciergerie et peuvent être mobilisées en cas de dégradation.
• En cas de litige ou de dégradation, le propriétaire est couvert et assisté dans ses démarches.
• La Conciergerie n’est pas responsable des actes volontaires ou imprévisibles causés par les voyageurs mais assure un suivi actif des sinistres.

8. Relais et continuité de service

En cas d’empêchement (maladie, absence…), les services sont assurés par :

• Madame Dawidziuk, personne de confiance interne.
• Diego D’Addato, partenaire professionnel.

La continuité opérationnelle est garantie, sans interruption de service.

9. Résiliation anticipée

En dehors du préavis classique de 3 mois :

• Une résiliation à l’amiable est toujours possible.
• Toute annulation unilatérale sans respect du préavis pourra entraîner des frais équivalents à la perte de revenus estimée pour les séjours déjà confirmés.

10. Juridiction compétente

En cas de litige, les parties s’efforcent de trouver une solution amiable.

À défaut, le litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement de Bruges, en langue française.

Côté Locataire

1. Identité du prestataire

Les services d’hébergement présentés sur le site www.la-conciergerie.be sont proposés par La Conciergerie, entreprise enregistrée en Belgique sous le numéro BE1010.145.429, dont le siège est situé à Witte Burg 28, 8670 Oostduinkerke.

Contact : info@la-conciergerie.be – +32 493 38 65 21

2. Réservation

Les réservations peuvent être effectuées :

• Via les plateformes : Airbnb, Booking, VRBO, Google Vacation Rentals
• Directement via notre site web ou nos réseaux sociaux

Pour toute réservation directe, le paiement de 100 % est exigé au moment de la réservation.

Une confirmation est envoyée par email et SMS, avec le récapitulatif du séjour.

3. Prix et prestations incluses

Le tarif affiché comprend :

• Le prix de la nuitée
• Les frais de ménage
• Les taxes de séjour éventuelles applicables selon la commune

Des frais supplémentaires optionnels peuvent s’appliquer :

• Check-in anticipé (avant 15h) : +15€
• Check-out tardif (après 11h) : +15€
• Animal de compagnie (si accepté dans le logement) : +15€/séjour
• Location lit bébé : +6€/séjour
• Check-in en main propre après 19h : +10€/heure

Ces suppléments sont clairement indiqués avant la validation de la réservation.

4. Caution

Une caution de garantie est demandée avant le séjour.

Elle est conservée en cas :

• de dégâts matériels
• de non-respect du règlement intérieur
• de nuisances sonores ou d’usage abusif

Montant : variable selon le logement

La caution est rendue sous 7 jours ouvrables après le départ si aucun problème n’a été constaté.

5. Annulation et modification

Conditions applicables à la réservation directe :

• Jusqu’à J-14 : remboursement intégral sauf 1ère nuitée
• J-13 à J-7 : 50 % du séjour est dû
• Moins de 7 jours : 100 % du séjour est dû

Des solutions alternatives peuvent être proposées au cas par cas (ex : changement de dates, relogement dans un autre bien du portefeuille La Conciergerie).

Les conditions d’annulation varient selon les plateformes utilisées (Airbnb, Booking…).

6. Horaires d’arrivée et de départ

• Check-in : à partir de 15h (autonome ou en main propre selon le logement)
• Check-out : entre 10h et 11h

En cas de check-in en main propre après 19h, un supplément de 10€/heure est appliqué.

Aucune remise de clé ne pourra avoir lieu après 22h sans arrangement préalable.

7. Règlement intérieur

Pour garantir le confort de tous, les règles suivantes s’appliquent dans tous les logements :

• Non-fumeur
• Animaux interdits, sauf mention expresse dans l’annonce
• Fêtes interdites, respect du calme exigé à toute heure
• Nombre de voyageurs limité à celui précisé dans l’annonce

Tout non-respect du règlement peut entraîner :

• L’exclusion immédiate sans remboursement
• La mobilisation de la caution
• Le blocage d’accès futur à tous les logements de La Conciergerie

8. Responsabilité et assurance

• Le voyageur est responsable de tout dégât ou sinistre survenu durant le séjour.
• La Conciergerie est couverte par une assurance RC professionnelle, et peut également faire appel aux assurances OTA en cas de litige (Airbnb, Booking, etc.).
• En cas de dommage, une facture ou justificatif pourra être fourni pour la retenue sur caution.
• La Conciergerie décline toute responsabilité en cas de :
  • perte ou vol lié à la négligence du locataire
  • interruption de services (TV, Wi-Fi, électricité…) indépendante de sa volonté

9. Données personnelles

Les données personnelles collectées (nom, email, téléphone, date de séjour) sont utilisées pour :

• la gestion du séjour
• la communication avant et après réservation
• la facturation et les obligations légales

Nous utilisons les outils Lodgify, Odoo, Google Workspace et Stripe pour la gestion technique et administrative.

Aucune donnée n’est cédée à des tiers non autorisés.

Le voyageur peut à tout moment demander l’accès, la rectification ou la suppression de ses données à : info@la-conciergerie.be

10. Droit applicable et litige

Les présentes conditions sont régies par le droit belge.

En cas de litige non résolu à l’amiable, la compétence revient au tribunal de l’arrondissement de Bruges (BE).